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盡職調(diào)查中如何做好各部門訪談?(附訪談清單

時間:2019-06-06 07:59:18

盡調(diào)是一個技術(shù)活,也是一個通過數(shù)據(jù)收集,數(shù)據(jù)分析完成對問題的驗證與總結(jié),然后完成盡調(diào)報告,數(shù)據(jù)收集方法有,網(wǎng)絡(luò)搜集,公司提供資料清單獲取,還有訪談,觀察,詢問。一項盡調(diào)工作都是多種工具的綜合運用,今天要跟大家分享的是如何做好訪談,如果訪談。作為一個菜鳥,平時是話癆,一到正經(jīng)跟企業(yè)的管理層或者其他部門的人員做訪談了卻找不到話題,不知道怎么提問了。那么訪談應(yīng)該如何做呢?

附:盡調(diào)訪談思維導(dǎo)圖

 

 

 

1、訪談的程序

訪談準(zhǔn)備——預(yù)約時間——實施記錄——訪談紀(jì)要。

第一步,訪談準(zhǔn)備。訪談人應(yīng)做好充足的訪談準(zhǔn)備,在前期對公司基本情況和行業(yè)情況進行充分了解的基礎(chǔ)上,實施訪談的準(zhǔn)備,并針對不同的訪談對象形成不同的問題清單,詳見最后的訪談清單。

第二步,預(yù)約時間。就訪談問題清單告知被訪談人,包括預(yù)約訪談的時間和地點,溝通進行訪談的基本流程和涉及的主題內(nèi)容。

第三步,實施記錄。訪談的實施和記錄,原則上應(yīng)該由兩名以上人員共同完成訪談,并由助理人員完成訪談過程的記錄,訪談見真功夫,所以為了培養(yǎng)下屬,如果下屬不是第一次訪談可以助理主問,主管補充,如果是助理第一次參與訪談,可以由主管主問,助理記錄并根據(jù)自己的理解逐步加入進來發(fā)問。

第四步,訪談紀(jì)要。完成訪談后保存。

 

 

2、訪談應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)備哪些問題?

一般來說訪談問題分為兩大類:開放式問題和封閉式問題。

1、所謂“開放式問題”

      指在所提出問題的后面并不列出可能的答案,供受訪者選用,而是讓受訪者自由作答的問句。

      其核心優(yōu)點在于:答案能夠比較全面、比較廣泛、相對比較真實;可以給被訪談?wù)吒玫捏w驗、成就感;有可能得到更廣闊、更深入甚至更有價值的回答;可以對涉及問題的深度有更好的了解。

      其核心缺點在于:訪談本身不好控制;訪談答案不標(biāo)準(zhǔn)化,不便于資料匯總、統(tǒng)計和分析;訪談結(jié)果難以進行量化處理。

2、所謂“封閉式問題”

      指事先設(shè)計好的備選答案,受訪者問題的回答被限制在別選答案中,即他們主要是從備選答案中挑選自己認(rèn)同的答案。

      封閉式問題的核心優(yōu)點很多:可以最大程度節(jié)省訪談雙方的時間和精力;能夠以更少的時間完成更多的內(nèi)容,也可以幫助訪談人最大限度的控制訪談進度;可以更加針對性的了解你自己需要知道的具體信息,后期可以更加容易整理和歸類;可以幫助缺乏經(jīng)驗的訪談主持人和被訪談人,鼓勵內(nèi)向或者不愛直接了當(dāng)說話的被訪談?wù)摺?/span>

      其劣勢在于:有時難以回避的虛假信息;信息限制很明顯;對訪談有更高的準(zhǔn)備要求。綜合開放式問題和封閉式問題的優(yōu)劣性可見,實際操作中對公司高管的訪談應(yīng)當(dāng)是以封閉式問題為主開放式問題為輔。

 

 

3、開放式問題和封閉式問題應(yīng)當(dāng)如何結(jié)合?

第一種方式:由開放式問題過渡到封閉式問題

比如就企業(yè)經(jīng)營的風(fēng)險控制情況認(rèn)識的訪談:

第一步,可以通過一個開放式問題問一下被訪談人就風(fēng)險控制怎么認(rèn)識的;

第二步,過渡到以風(fēng)險控制的一般性普遍知識為題的封閉式問題;

第三步,過渡到以跟公司相結(jié)合的風(fēng)險性控制的具體內(nèi)容為題的封閉式問題;

第四步,完成以公司風(fēng)險控制及其施具體細(xì)節(jié)為題的封閉式問題。

這個步驟就是訪談過程中,按照“廣義知識”——“普遍知識”——“具體知識”——“細(xì)節(jié)”這種方式,就一個主題完成的一個由開放式問題到封閉式問題的訪談。

第二種方式:由封閉式問題過渡到開放式問題

比如就公司的的銷售情況認(rèn)識的訪談:

第一步,通過一個銷售中具體數(shù)據(jù)的封閉式問題展開訪談的了解;

第二步,通過一個銷售中具體細(xì)節(jié)的封閉式問題進行了解;

第三步,通過一個銷售中一個普遍性知識問題進行了解;

第四步,通過一個對銷售流程看法評價的開放式問題得到這個主題的結(jié)論性意見。

這個步驟就是訪談過程中,按照“具體數(shù)據(jù)”——“具體細(xì)節(jié)”——“普遍性知識”——“結(jié)論”這種方式,就一個主題完成的一個由封閉型問題到開放式問題的訪談。

 

 

4、訪談紀(jì)要如何記載?

訪談過程的全程要進行錄音,并進行關(guān)鍵問題的文字記錄作為訪談紀(jì)要的附件進行保存,如果訪談中涉及關(guān)鍵問題需要企業(yè)提供支撐性文件后者相關(guān)的制度,尤其如果訪談目的要了解流程的需要提供一套文件,來了解整個業(yè)務(wù)流程的記錄文件和制度是否相符。

同時也要制作“訪談紀(jì)要”,形成書面的文件。訪談紀(jì)要一般包括如下的內(nèi)容:

第一部分:描述背景

  • 訪談目的;

  • 訪談參與人員、地點、時間段;

  • 被訪談?wù)叩幕厩闆r以及背景介紹;

  • 訪談?wù)叩幕厩闆r;

  • 訪談進行的氛圍,是否真實,問題,提供資料情況。

第二部分:訪談的目的要素

  • 被訪談?wù)叩呐袛嗪徒Y(jié)論;

  • 訪談?wù)叩呐袛嗪徒Y(jié)論;

  • 支持這樣結(jié)論的訪談細(xì)節(jié)。

第三部分:訪談工作界定和確認(rèn)界定下一步工作

是否需要補充訪談或相關(guān)訪談。

 

 

5、訪談問題清單

 

 

1、管理層訪談

1、公司的股權(quán)結(jié)構(gòu)?董事會的組成?

2、公司的短、中、長期的戰(zhàn)略規(guī)劃是什么?

3、您認(rèn)為公司的發(fā)展方向是什么?公司未來的市場定位和業(yè)務(wù)組合應(yīng)該是什么樣的?對于企業(yè)未來發(fā)展的構(gòu)想和建議。(事業(yè)定位)

4、您認(rèn)為公司在市場上的地位是什么樣?如何看待公司目前的發(fā)展?fàn)顩r?成功與不足之處有哪些?

5、我們目前采取的是哪一種公司戰(zhàn)略?(差異化、低成本、集中)

6、目前,誰是我們主要的競爭對手?

7、你認(rèn)為未來五年行業(yè)的發(fā)展方向如何?那些因素是影響行業(yè)發(fā)展的重要因素?

8、我們的核心競爭力是什么?

9、目前是否有策略聯(lián)盟?有哪幾家?如何看待策略聯(lián)盟或合作伙伴?

10、公司成本控制的策略?

11、公司目前涉足領(lǐng)域有哪些?您怎么看待它們的經(jīng)營情況?對它們下一步的發(fā)展您有什么規(guī)劃?

2、采購部訪談

1、公司的主要采購模式、近兩年各種采購模式所發(fā)生的采購金額及占采購總金額的比重。

2、公司近兩年采購的主要原材料的名稱、各自的采購金額及分別占采購總金額的比例。

3、公司原材料的主要供應(yīng)商名稱、區(qū)域分布及向其采購的金額占公司采購總金額的比重。

4、公司主要原材料的供應(yīng)情況、是否存在替代品、價格變動情況及對本公司產(chǎn)品價格的影響及公司的對策。

5、公司近兩年主要產(chǎn)品成本中原材料占的比重。

6、公司在采購方面的優(yōu)勢。

7、公司如何進行品質(zhì)管理?

3、質(zhì)控部訪談

1、公司產(chǎn)品的質(zhì)量控制措施。

2、公司主要客戶對公司產(chǎn)品的品質(zhì)有何要求?

3、公司主要產(chǎn)品品質(zhì)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司產(chǎn)品執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)。

4、公司主要產(chǎn)品品質(zhì)所達到的水平。

5、公司產(chǎn)品質(zhì)量糾紛及其處理。

6、公司在產(chǎn)品品質(zhì)控制方面的優(yōu)勢。

7、公司在產(chǎn)品質(zhì)量控制方面有何風(fēng)險。

8、公司產(chǎn)品售后服務(wù)情況。

9、部門內(nèi)部的相關(guān)文件(包括但不限于品質(zhì)制度規(guī)劃、目標(biāo)及要求)。

10、品質(zhì)部與其他部門的業(yè)務(wù)合作。

11、公司的特色及核心競爭力。

4、研發(fā)部訪談

1、描述公司研發(fā)體系的設(shè)置、研發(fā)模式及研發(fā)流程。

2、公司研發(fā)部門設(shè)置及其職責(zé)。

3、公司現(xiàn)有的技術(shù)水平及技術(shù)優(yōu)勢。

4、公司主要技術(shù)的取得方式、核心技術(shù)介紹及其來源。

5、公司的技術(shù)儲備情況。

6、公司主要產(chǎn)品所處的技術(shù)階段。

7、主要產(chǎn)品的技術(shù)含量、可替代性。

8、公司的研發(fā)優(yōu)勢、技術(shù)成果、研發(fā)方面存在的風(fēng)險。

9、公司針對研發(fā)團隊采取的激勵措施、研發(fā)團隊的穩(wěn)定性。

10、公司現(xiàn)有的技術(shù)開發(fā)平臺及設(shè)施。

11、公司現(xiàn)有的專利的保護期、到期后對公司的影響。

12、與其他公司開展的技術(shù)合作情況(技術(shù)合作協(xié)議、合作成果的分配、保密措施)。

13、公司擁有的非專利技術(shù)情況。

14、公司如何介入主要客戶的研發(fā)、雙方的合作及合作成果的共享。

15、公司的技術(shù)創(chuàng)新機制、是否有穩(wěn)定、連續(xù)的新產(chǎn)品以保持公司利潤的穩(wěn)定增長。

16、公司與上下游產(chǎn)業(yè)的合作。

17、公司的研發(fā)周期如何。

18、如何界定公司的主要技術(shù)所處的環(huán)節(jié)。

19、公司的主導(dǎo)產(chǎn)品如何進行更新?lián)Q代。

20、進入本行業(yè)的技術(shù)壁壘。

21、近三年的研發(fā)費用占公司銷售額的比重。

22、研發(fā)團隊的人才培養(yǎng)、培訓(xùn)。

23、評價主要競爭對手的技術(shù)水平、與本公司的差異。

24、公司的商標(biāo)、發(fā)明、認(rèn)證、許可、特許經(jīng)營權(quán)、無形資產(chǎn)軟件等情況。

5、銷售部訪談

1、公司所處行業(yè)的市場容量及近3年的變化趨勢。

2、公司在行業(yè)中的市場占有率、行業(yè)排名及近3年的變化。

3、進入本行業(yè)的主要障礙。

4、行業(yè)發(fā)展的有利因素和不利因素。

5、行業(yè)的周期性、區(qū)域性和季節(jié)性特征。

6、行業(yè)的管理體制、行業(yè)協(xié)會。

7、行業(yè)內(nèi)主要企業(yè)的業(yè)務(wù)模式,本公司的業(yè)務(wù)模式。

8、公司的主營業(yè)務(wù)、主要產(chǎn)品、主要產(chǎn)品的銷售群體及銷售區(qū)域。

9.公司主要產(chǎn)品的產(chǎn)能、產(chǎn)量、銷量、銷售價格及其變動情況;主要產(chǎn)品銷售額占公司年度銷售額的比例(近三年)。

10、行業(yè)及本公司主營業(yè)務(wù)的利潤水平、近三年的變化及其未來變動趨勢。

11、行業(yè)的主要客戶、公司的主要客戶、客戶的市場份額、客戶的地理分布。

12、產(chǎn)品的可替代性。

13、公司產(chǎn)品的出口情況及未來的設(shè)想。

14、公司主要競爭對手及競爭優(yōu)勢。

15、公司產(chǎn)業(yè)上下游產(chǎn)業(yè)的發(fā)展前景及其分析及與上下游的關(guān)聯(lián)度。

16、公司主要客戶的簡單介紹、與主要客戶各個方面建立的合作關(guān)系。

17、產(chǎn)品的定價策略(定價原則、定價的依據(jù)及與主要客戶的議價能力與主要客戶之間是否存在差價補償)。

18、公司的其他業(yè)務(wù)領(lǐng)域以及對聯(lián)想等其他主要客戶以外的客戶開拓情況。

19、公司是否是XX等主要客戶顯卡第一策略供應(yīng)商、如果是,請?zhí)峁┫嚓P(guān)說明材料。

20、近三年是否收到客戶的評級、獎勵及書面評價。

21、從客戶角度分析公司產(chǎn)品的優(yōu)勢、公司在客戶采購中的比例。

22、請說明公司與XX等客戶在框架性協(xié)議下采取訂貨單、提貨單形式開展業(yè)務(wù)的原因和優(yōu)點,該模式在行業(yè)內(nèi)是否通行。

23、公司在XXX方面的采購情況,請詳細(xì)說明客戶Consign情況。

24、本部門的主要職能與公司其他部門的業(yè)務(wù)合作和權(quán)限劃分。

6、財務(wù)部訪談

1、公司會計報表合并范圍,流程,原則及方法;

2、公司現(xiàn)行會計政策及近3年跨級政策的重大變更:

收入確認(rèn)和計量的方法;

發(fā)出存貨的計價方法;

長期股權(quán)投資的核算方法;

固定資產(chǎn)的分類和折舊計提政策;

投資性房地產(chǎn)的各種類和計量模式;

無形資產(chǎn)的計價攤銷方法;

借款費用的依據(jù)及方法等。

7、人事部訪談

1、員工總數(shù)及按教育程度的分類;

2、公司人員的招聘程序及招聘渠道;

3、員工的考核方式及程序;

4、員工的激勵機制及獎懲措施;

5、員工流動的比率及原因;

6、員工的培訓(xùn)計劃和培訓(xùn)措施。

8、生產(chǎn)部訪談

1、公司的生產(chǎn)模式介紹。

2、公司生產(chǎn)流程、生產(chǎn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)介紹。

3、描述公司的生產(chǎn)工藝(工藝流程圖)、生產(chǎn)技術(shù)及其在行業(yè)中的領(lǐng)先程度并舉例說明,主要產(chǎn)品生產(chǎn)技術(shù)的成熟程度。

4、公司主要產(chǎn)品圖片、近三年的產(chǎn)能、產(chǎn)量、產(chǎn)能利用率。

5、公司生產(chǎn)的季節(jié)性,是否存在生產(chǎn)瓶頸。

6、公司在產(chǎn)品生產(chǎn)制造環(huán)節(jié)的彈性制造能力。

7、公司如何在生產(chǎn)過程中進行品質(zhì)控制和成本控制。

8、主要生產(chǎn)設(shè)備、廠房的取得方式,主要設(shè)備的先進程度、使用年限、成新率等。(租賃協(xié)議)

9、公司在產(chǎn)品制造過程中掌握的專有技術(shù)或工藝、公司在制造方面的優(yōu)勢和不足。

10、公司制造部門的設(shè)置及其主要職責(zé),公司業(yè)務(wù)重組前后公司制造部的變化。

11、生產(chǎn)人員的組織、班次的劃分(主要產(chǎn)品的生產(chǎn)人員如何安排)、交接;生產(chǎn)人員的流動性、熟練程度及員工培訓(xùn)情況。

12、行業(yè)針對生產(chǎn)環(huán)節(jié)、生產(chǎn)工藝、生產(chǎn)技術(shù)的要求;公司客戶對生產(chǎn)環(huán)節(jié)、生產(chǎn)工藝、生產(chǎn)技術(shù)的要求。

13、公司執(zhí)行的“精益生產(chǎn)”項目對制造部的要求和影響。

14、制造部與公司其他業(yè)務(wù)部門之間的業(yè)務(wù)銜接。

15、請介紹shopfloor、just in time、VMI倉庫、SFC系統(tǒng)建設(shè)等相關(guān)情況。

16、公司的安全生產(chǎn)、環(huán)境保護情況。

17、介紹公司保稅產(chǎn)品生產(chǎn)的相關(guān)情況。

18、制造部6S行為規(guī)范、08年工作規(guī)劃。

19、主要設(shè)備、房產(chǎn)是否存在抵押貸款,是否購買保險。

20、公司房產(chǎn)的所有權(quán)情況(租賃合同的簽署與公證)。

21、公司的特色及核心競爭能力。

 

總結(jié)

不同行業(yè)或者不同目的的盡職調(diào)查會有很大的不同,本文通過一個生產(chǎn)企業(yè)的訪談來看一下盡職調(diào)查中訪談方式的運用,如果應(yīng)用到其他行業(yè)或者目的需要進行相應(yīng)的修改。